如何进行ERP系统数据准备

　　ERP系统数据准备是一项庞大而繁琐的工作，所以越早进行越好。并且应该贯穿ERP项目实施的全过程。那么一个ERP项目应该如何从一团乱麻中理出头绪，在ERP系统上线前后分步骤地做好数据准备呢？为了说明问题，先讲一个成功推进数据准备的案例吧。
ERP系统
　　第一步：搞清楚有哪些数据要准备。
　　我们可以简单地将ERP实施所要准备的数据分为两大类：即静态数据和动态数据，也可称为基础数据和事务数据。
　　静态数据是指开展业务活动所需要的基础数据，如物料基本信息、客户、供应商数据、财务的科目体系等。静态数据的特点是它在整个数据的生命周期中基本保持不变，同时它是动态数据的基础，公司所有业务人员通过调用静态数据来保持同一数据在整个系统中的惟性。
　　动态数据是指每笔业务发生时产生的事务处理信息。例如销售订单、采购订单、生成指令等。动态数据按照时点来分，又可以分为期初数据和日常数据。其中上线时点的数据对ERP上线前的数据准备尤其重要，它代表系统在期初上线这样时间点上，公司动态数据的当前状态，我们称其为期初数据（或者称为初始数据）。期初数据既包括上线时点所有物料库存的数量、金额，财务科目的余额，也包括那些未完未结的业务单据，象未交货的销售订单、未付款的采购订单等。
　　不论是静态数据还是动态数据，在ERP系统中都必须是惟一的。为了保证数据的惟一性，就要给这些数据编码。所以，在进行两大类数据准备之前，另一项更基础的工作必须先完成，那就是编码规则。
　　我们可以将数据的分类和数据准备的先后次序列表如下，并对每项数据设计一个收集表，下发到各部门，摸底调查。
　　在所有的数据中，物料数据是数量最多、分布最广的。这里所指的物料包含的范围很广，既包括原材料、半成品、产成品，也包括设备、固定资产等。物料分类则是根据物料的某些属性对物料进行归类，例如一个机械厂将其物料分为：产品、部件组件、零件、铸件、锻件、刀具、量具、夹具及其他工装等。所以要首先把工作重心放在物料数据准备上。
　　第二步：制定编码规则和完成基础数据收集。
　　在明确有哪些数据要准备后，就可以着手编码了。实际上，数据准备工作中最难的是制定编码规则，这也是最占用时间的工作。一个考虑周全的编码体系需要跨部门反复讨论。不同的数据可能有不同的编码结构，但必须遵询共同的编码原则：
　　1）惟一性
　　必须保证一个编码对象仅被赋予一个代码，一个代码只反映一个编码对象。
　　2) 实用性
　　编码体系应当符合企业的业务特点和管理需求，既充分考虑企业发展对信息编码的需求、又兼顾企业的现状。要从实用性出发，掌握好编码的颗粒度，过细的编码不实用，过粗的编码不管用。
　　3) 统一的编码结构
　　编码由一个或者若干不同分类角度的分类码构成，统一的编码结构含意如下：
　　任何对象在其整个生命周期内标识码保持不变，所有分类码具有相同的编码结构。图示为三段柔性分类码结构，并且采用顺序码作为二级代码，以确保编码的惟一性。
　　分类码的结构
　　分类码各段之间可以具有隶属关系，构成树状结构。
　　4) 标准化
　　编码应提高标准化程度，充分考虑到与外部环境的接轨而尽可能与相关国家、行业标准相吻合。例如使用国家标准所确定的行业分类作为行业编码，邮政编码作为地区编码等。
ERP系统
　　5) 便于ERP系统处理
　　由于编码将在计算机信息处理系统中得以实现，故编码应当符合数据处理的要求，便于用计算机处理。
　　6) 易用性
　　编码应尽可能好记易用。所以要在满足要求的情况下尽可能的短小，常用的编码应尽量避免字母与数字混合，以提高录入效率。
　　实际上，编码问题绝不仅仅是一个技术问题，也不只是ERP系统实施小组的事情。它牵涉到不同的部门，需要考虑管理现状、业务特点、历史数据等方方面面。所以合理组织人力和安排充足的时间十分重要。一般的做法是在项目实施小组中成立跨职能部门的数据小组，由专人负责，各职能部门的人员都要参加数据小组，视工作难度和工作量来确定是专职还是兼职参与。